Tutorial Sistema de ventas, catálogo, inventario y CRM

Tipos de campos de la plantilla

Los campos en rojo son campos que no se pueden editar y dependen de otros registros o fórmulas, esto significa que se llenan automáticamente.

Los campos en azul te permiten seleccionar datos de otras tablas.

1. Vincular a otro registro: Permite seleccionar un registro de otra tabla.
2. Texto de una sola línea: Una simple línea de texto.
3. Texto largo: Un campo de texto extenso que puede abarcar varias líneas.
4. Adjunto: Permite añadir imágenes, documentos, vídeos u otros archivos.
5. Casilla de verificación: Un checkbox que puede ser marcado o desmarcado.
6. Selección múltiple: Permite seleccionar una o múltiples opciones predefinidas.
7. Selección única: Elegir una única opción de un menú desplegable.
8. Colaborador: Permite añadir colaboradores a los registros.
9. Fecha: Introducir una fecha en formato calendario.
10. Número de teléfono: Introducir un número de teléfono con formato internacional.
11. Correo electrónico: Introducir direcciones de correo electrónico.
12. URL: Permite introducir una URL o enlace a un sitio web.
13. Número: Introducir un número entero o decimal.
14. Moneda: Un campo en formato moneda con diferentes divisas y formatos.
15. Porcentaje: Muestra un valor como porcentaje (%).
16. Duración: Una duración de tiempo en minutos, horas, días o semanas.
17. Valoración: Incluir una valoración en forma de estrellas, puntos, etc.
18. Fórmula: Permite realizar cálculos con valores de otros campos.
19. RollUp: Muestra un resumen de valores de un campo relacionado.
20. Contar: Muestra el número de registros que cumplen una condición.
21. Buscar: Permite buscar y seleccionar registros de otra tabla.
22. Fecha de creación: Muestra la fecha y hora en que se creó un registro.
23. Fecha de última modificación: Muestra la fecha y hora de la última modificación.
24. Creado por: Muestra el colaborador que creó un registro.
25. Modificado por última vez: Muestra el colaborador que modificó un registro.
26. Autonumeración: Crea un número único e inmodificable para cada registro.
27. Código de barras: Escanea códigos de barras con la app de Airtable.
28. Botón: Desencadena diferentes acciones como abrir un modal o ejecutar una función.

Tabla: Tiendas o Almacenes

Esta tabla registra los datos de tu empresa, el cual puede tener diferentes sucursales o puntos de venta, también puedes crear las mismas tiendas con diferentes tasas de impuestos, esto es útil para países que tienes diferentes tasas o productos que manejen tasas normales o cero.

Esta tabla tiene relación con todas las demás tablas, pueden ser datos ocultos o en el caso de pedidos, crear campos de información para generar el PDF del pedido.

¿Como registrar una nueva tienda?

1. Escribe el Nombre de Empresa
2. Sube el logo de tu empresa.
3. Registra el valor de impuesto % según sea el caso. Crea varios registros si utilizas más de 1 impuesto o tiendas.
4. Agrega la Dirección, Teléfono, Ciudad y País

Los demás campos son relaciones, así que no necesitas rellenar, se rellenan automáticamente dependiendo de los registros de otras tablas.

Tabla: Marcas y Proveedores

Las marcas y proveedores funcionan de la misma forma, puedes utilizarlas para categorizar los productos y crear filtros.

• Si vendes zapatos, estos productos pueden ser de diferentes marcas.
• Estos zapatos los compras a una empresa, estos son los Proveedores.

Crear Marcas

1. Agrega el Nombre de Marca
2. Sube un logo
3. Puedes seleccionar un estado de la marca como Activado, Inactivo.

El campo Marca es tipo fórmula, se genera automáticamente, y el campo Listado de productos se rellena cuando se crean productos y seleccionamos la marca.

Crear Proveedores

1. Sube un logo del proveedor si tiene.
2. Escribe el Nombre de Proveedor
3. Agrega una Dirección
4. Escribe un número de Contacto
5. Selecciona un estado.

El campo Proveedor es tipo fórmula, se genera automáticamente, el campo Número se genera al agregar una nueva fila.

Tabla: Lista de Productos

Esta es la tabla más dinámica de todo el sistema, tiene diferentes tipos de vistas.

La vista Base de datos es mejor no modificarla si no estás familiarizado con Airtable, para registrar un nuevo producto utiliza la vista Registro de productos.

1. El primer campo (item) no es editable, es tipo fórmula.
2. Sube imágenes del producto a la Galería.
3. Escribe un Nombre del Producto
4. Selecciona Proveedor, Marca y la Tienda o almacén que necesites.
5. El campo Imp. (Impuestos) se rellena al seleccionar la tienda que tenga el impuesto que necesites.
6. Agrega un Stock inicial si aplica.
7. Pon un PVP sin impuestos.
8. Agrega un precio de Costo, esto te ayudará a calcular márgenes de ganancia junto a los impuestos y serán visibles en la vista informe de ventas.
9. El campo Estado y Fecha de creación es automático.

Campo avisos de stock agotado

El campo Estado es tipo fórmula, tiene una función que permite mostrar un estado de acuerdo al número de stock.

1. Si es 0, mostrará el color rojo y Agotado como muestra la imagen.
2. Sí, es mayor a 0, mostrará el color verde y En Stock.

Tabla Entradas y Salidas de producto

Las tablas Entradas y Salidas te permiten modificar el inventario de tu catálogo.

Entradas

Para agregar nuevas cantidades de productos a tu catálogo, utiliza la tabla Entradas.

1. Selecciona el producto utilizando el botón + que sale al hacer clic en el campo vacío en Listado de productos.
2. Agrega la Cantidad de producto a ingresar.
3. Selecciona una Fecha de registro.
4. Si tienes Factura de estos productos, puedes registrarlo también.
5. También puedes agregar Notas.
6. El campo Número es automático, te recomiendo no eliminar registros, solo modifícalos.

Salidas

La tabla salida te permite disminuir cantidad de productos, sirve para cuadrar inventarios junto a entradas.

1. Selecciona el Producto.
2. Agrega una Cantidad a quitar.
3. Selecciona una Fecha de registro de esta salida.
4. Puedes registrar el número de Factura si es necesario.
5. Agrega Notas si es necesario.

Tabla: Clientes

La tabla de clientes te permite tener un CRM permitiendo mostrarle que productos compra tus clientes, historial de pedidos.

Para registrar un cliente rellena estos campos.

1. Nombre(s) del cliente
2. Apellido(s) del cliente
3. Email o correo electrónico
4. Dirección, ciudad y teléfono de contacto del cliente.
5. Puedes utilizar un Estado del cliente acorde a su vida de compras, por ejemplo si es recurrente puedes nombrarlo y crear listado para realizar email marketing.
6. Agrega Notas si lo necesitas.

La columna Cliente es de tipo fórmula, se generara automáticamente, la columna de Número se genera con cada registro, la columna Pedidos se rellenara acorde a los pedidos que haga este cliente.

Tabla: Pedidos

La tabla de pedidos es quizás el plus que le da a este sistema, con él puedes crear pedidos para tus clientes, generar albaranes de entrega o facturas en PDF y compartirlos con tu equipo.

¿Cómo crear un pedido?

🚫 Cuidado: Cuando creas un pedido tendrás la opción de seleccionar productos de dos tablas, Ventas y Lista de Productos, si eliges la primera (Ventas) creará un error que te modificara ganancias y ventas. La correcta es Lista de Productos. Estar atento a no confundir las tablas.

Sigue estos pasos para crear un pedido.