Tutorial – Plantilla, sistema de ventas, inventario y CRM PRO

Antes de empezar a utilizar nuestra plantilla deberás hacer una copia del mismo en tu cuenta de Google.

1. Clonar plantilla

Haz clic en el enlace/URL que puede llegar a tu email o directamente en la página de compra, dependiendo de la plataforma donde la adquiriste.

Luego ve a Archivo – Hacer una copia, se abrirá una nueva ventana, cambia el nombre (Opcional)y busca una carpeta donde guardar (Opcional)

2. Identificando hojas disponibles

El sistema tiene varias hojas enlazadas entre sí, por lo que si se cambia una, afectará a todas las demás, aunque se recomienda sustituir registros y no eliminarlos.

Si se eliminan registros, hay que revisar todas las hojas en busca de alguna advertencia o error y realizar el cambio manual correspondiente en la hoja que marque el error.

2.1 Hojas y descripción

1. Dashboard: Incluye informes y gráficos sobre ventas, facturación, métodos de pago y ranking de clientes y productos.
2. Estado Resultados: Informe financiero que muestra los ingresos, gastos y ganancias de una empresa en un periodo específico
3. Tiendas: Esta hoja también sirve para los impuestos de los productos, por ejemplo, si vendes productos con diferentes tipos de impuestos, pero solo tienes una tienda, puedes crear 2 tiendas con un impuesto diferente.
4. Productos: Desde aquí administras tus productos, inventarios, precios de ventas, costes.
5. Clientes: Listado de clientes, productos comprados y compras totales.
6. Facturas: Facturas creadas y asignadas a cada cliente.
7. Ventas: Registro de ventas diarias que serán enlazadas a una factura de la hoja Facturas
8. Facturas PDF: Puedes seleccionar una factura y se enlistarán los productos de esa factura, ideal para generar albaranes de entrega o facturas para imprimir.
9. Devoluciones: Registro de productos devueltos, esta hoja se enlaza con Ventas.
10. Proveedores: Registro de proveedores
11. Entradas: Ingreso de productos, sea desde una compra o traspaso de bodegas.
12. Salidas: Salida de productos del almacén (No venta)
13. Resumen de Ventas: Una hoja para resumir las ventas diarias (Solo lectura) recomendamos no modificar nada de esta hoja.
14. Gastos Operativos: En esta hoja se registran los costos relacionados directamente con la operación del negocio. Aquí se incluyen gastos como el costo de ventas, el gasto administrativo, y cualquier otro costo necesario para mantener el funcionamiento diario. Esta hoja es clave para entender cómo impactan los costos operativos en la rentabilidad del negocio.
15. Ingresos y Egresos Financieros: Esta hoja recopila las transacciones financieras que no están directamente relacionadas con las operaciones principales del negocio. Aquí se registran ingresos como intereses recibidos o ganancias de inversiones, así como egresos financieros, como gastos por intereses de préstamos o financiamientos. Es útil para evaluar cómo las actividades financieras afectan el flujo de caja y los resultados generales.
16. Otros Ingresos y Gastos: En esta hoja se documentan los ingresos y gastos que no pertenecen a las categorías anteriores. Por ejemplo, ingresos extraordinarios o gastos no recurrentes. Este apartado permite tener una visión completa del impacto de actividades o eventos especiales en los resultados del negocio.

3. Primeros pasos

3.1 Identificando columnas

Cada hoja está organizada en formato de tabla para facilitar su uso. Las tablas tienen dos tipos de columnas diferenciadas por colores:

• Columnas verdes: Estas contienen fórmulas o cálculos automáticos, por lo que no deben ser editadas. Estas columnas trabajan por ti, generando resultados basados en los datos ingresados.
• Columnas naranjas: Son las columnas donde debes ingresar los datos manualmente. Estas son esenciales para que las fórmulas y cálculos de las columnas verdes funcionen correctamente.

Este sistema de colores está diseñado para ayudarte a identificar fácilmente qué partes de la plantilla son editables y cuáles no. ¡Así aseguras que la plantilla funcione correctamente desde el inicio!

3.2 Datos de ejemplo

El sistema viene con datos de ejemplo que puedes eliminar o modificar, en cualquiera de los 2 casos deberás revisar las hojas para revisar errores.

Recuerda que solo las columnas en naranja deberás modificar o eliminar

Las hojas que no debes eliminar o modificar datos son las siguientes:

1. Dashboard
2. Estado Resultados
3. Facturas PDF
4. Resumen de Ventas

3.3 Eliminando datos de ejemplo

Elimina todos los datos de las columnas naranja como lo mencionamos antes.

No elimines filas o columnas, deberás seleccionar y borrar con el botón SUPR o DEL

¿Cómo registrar datos?

El sistema está diseñado para funcionar de manera estructurada y secuencial, siguiendo una serie de etapas. Esto significa que cada acción depende de un paso previo.

Por ejemplo:

1. Primero debes registrar un cliente: Sin un cliente, no se puede crear una factura.
2. Luego, debes generar una factura: Para hacerlo, necesitarás seleccionar uno de los clientes previamente registrados.
3. Finalmente, podrás registrar una venta: Cada venta estará vinculada a una factura existente.

Secuencia recomendada

Tiempo necesario: 5 minutos

Este enfoque asegura un flujo ordenado y lógico, facilitando la gestión de tus datos y minimizando errores.

1. Crear tiendas o impuestosRegistra tu tienda con el impuesto correspondiente, cada tienda estará ligada a un impuesto y este a un producto
2. Registra tus productosUna vez registrada tu tienda con impuestos podrás generar tus productos y aplicar los impuestos correspondientes, precio, costo e inventario inicial.
3. Registra tu primer clienteAhora deberás crear tus clientes para poder vincular una factura.
4. Genera tu primera facturaUna vez creado tu cliente podrás generar tu primera factura
5. Tus primeras ventasYa puedes vender, cuando registres una venta deberás seleccionar la factura generada para vincular las ventas a esa factura y cliente.
6. Imprime tu factura o albaránEn el template de Facturas PDF selecciona la factura que deseas imprimir, los datos se rellenan automáticamente.
7. DevolucionesPara generar una devolución de una factura ya despachada, ve a la hoja devoluciones, selecciona el producto de la factura correspondiente y registra la cantidad a devolver, el sistema calcula inventario y costos de devolución automáticamente

Las demás hojas podrás rellenar según lo vayas necesitando, como agregar stock de productos en Entradas, disminuir stock con salidas.

Estado de Resultados: Explicación y Uso

El Estado de Resultados es una herramienta clave de esta plantilla. Aquí se reflejan los ingresos, gastos y utilidades de tu negocio en un período específico.

Su objetivo principal es ayudarte a visualizar de manera clara y organizada cómo se está desempeñando tu empresa en términos financieros.

¿Cómo funciona esta hoja?

1. Filtros por Mes:
   En la parte superior, encontrarás botones para filtrar los datos por mes. Esto te permitirá analizar el desempeño financiero de tu negocio en un período específico.
2. Estructura del Estado de Resultados:
   • Ventas: Muestra el total de ventas registradas en el período seleccionado.
     • (-) Devoluciones sobre ventas: Aquí se reflejan las devoluciones que realizaron tus clientes.
     • (-) Descuentos sobre ventas: Muestra los descuentos aplicados en las ventas.
   • Ventas Netas: Calcula automáticamente las ventas totales después de restar devoluciones y descuentos.
   • (-) Costo de Ventas: Refleja el costo de los productos vendidos.
   • Utilidad Bruta: Es el resultado de restar el costo de ventas a las ventas netas.
   • Gastos Operativos:
     • Incluye los gastos de ventas y administración.
     • Utilidad Operativa: Se calcula restando los gastos operativos de la utilidad bruta.
   • Ingresos y Gastos Financieros: Muestra los ingresos financieros (por ejemplo, intereses) menos los gastos financieros.
   • Otros Ingresos/Gastos: Aquí se registran otros ingresos o egresos no relacionados directamente con las operaciones principales del negocio.
   • Resultado Antes del Impuesto a la Renta: Calcula el total antes de aplicar impuestos.
   • Impuesto a la Renta: Este campo lo debes rellenar con el valor correspondiente de impuestos.
   • Utilidad Neta: Es el resultado final, mostrando la ganancia o pérdida de tu negocio.

¿Para qué sirve esta hoja?

• Análisis Financiero: Te permite identificar áreas de mejora en tus ventas, costos y gastos.
• Toma de Decisiones: Con estos datos puedes decidir cómo optimizar tu operación, reducir gastos o aumentar ingresos.
• Presentación Profesional: Útil para reportar resultados a socios, inversionistas o autoridades fiscales.

Nota Importante:

• El único campo que puedes editar es el color amarillo –
  (-) Impuesto a la Renta (%*)

Si sigues este flujo, podrás aprovechar al máximo esta herramienta para monitorear y optimizar la salud financiera de tu negocio.