Cómo automatizar el envío de resúmenes por email en Airtable

Esta automatización es una herramienta poderosa para mantener organizado, ya sea con tareas pendientes o recordatorios de citas o reuniones. Puedes configurar el envío de email a fechas y horas específicas. Por ejemplo, quieres recibir cada lunes un listado de tareas pendientes.

Paso 1: Crear una automatización en Airtable

1. Accede a tu base de Airtable:
   • Abre la base donde deseas configurar la automatización.
2. Ir a la pestaña de Automatizaciones:
   • En la parte superior de la pantalla, encontrarás una pestaña que dice «Automatizaciones». Haz clic ahí.
3. Crear una nueva automatización:
   • Haz clic en «Crear automatización».

Paso 2: Definir el Desencadenante (Trigger)

1. Seleccionar el desencadenante:
   • Haz clic en «Add Trigger» y selecciona el tipo de desencadenante que quieres. En este caso «A una hora programada»
2. Configurar las condiciones:
   • Tipo de intervalo: Puede ser minutos, horas, días, semanas, meses y fechas especificas, para este ejemplo seleccionamos semana (Weeks).
   • En cronología configúralo así para el ejemplo.
     • Cada 1 semana
     • Los Lunes
     • A las 07:15
   • Puedes seleccionar el día que empiece esta automatización.

Paso 3: Buscar los Registros

1. Agregar una acción para buscar registros:
   • Haz clic en «Añadir acción» y selecciona «Encuentra registros». Esta acción permitirá que Airtable busque registros basados en criterios específicos.
2. Configurar la búsqueda:
   • Elige la tabla en la que deseas buscar los registros.
   • En «Conditions» (Condiciones), puedes definir qué registros buscar. Por ejemplo, si buscas registros donde el campo «Estado» sea «Pendiente», establece esa condición aquí.
   • Puedes limitar la cantidad de registros a encontrar si es necesario (por ejemplo, solo los primeros 5 registros).

Paso 4: Enviar un Correo Electrónico

1. Agregar la acción para enviar un correo electrónico:
   • Haz clic en «Agregar acción» y selecciona «Enviar un correo electrónico».
   • Aquí puedes elegir entre dos opciones:
     • «Enviar email via Gmail»: Si tienes una cuenta de Gmail conectada.
     • «Enviar email»: Para enviar correos desde el sistema de Airtable.
2. Configurar el correo electrónico:
   • To: Ingresa la dirección de correo electrónico a la que deseas enviar el mensaje. Si quieres usar una dirección que esté en uno de los registros encontrados, selecciona el campo de correo electrónico.
   • Subject: Escribe el asunto del correo, como «¡Tareas pendientes!«.
   • Body: Personaliza el contenido del correo, puedes usar los valores de los campos del registro encontrado. Aqui puedes dar formato con Markdown o HTML
     Por ejemplo: 
     **Hola** te habla tú yo del futuro, estas son las tareas pendientes que tienes aún.: <br>
   • Esta es la parte más importante para recibir un listado de tareas, usar los valores de los registros que has encontrado utilizando el botón de «Insertar un valor» y seleccionar lista.
   • Aquí puedes seleccionar que campos quieren que vaya en cada item de la lista, en este ejemplo solo irá el código de la tarea.

Paso 5: Probar y Activar la Automatización

1. Probar la automatización:
   • Después de configurar todo, haz clic en «Test» para probar que la automatización funciona correctamente. Si todo está bien configurado, Airtable enviará un correo según lo definido.
2. Activar la automatización:
   • Si la prueba es exitosa, activa la automatización haciendo clic en «Turn on».

Paso 6: ¡Listo!

Tu automatización está configurada para:

• Cada lunes a las 7:15 se activa el desencadenante.
• Buscar registros que cumplen con la condición.
• Enviar un correo electrónico automáticamente.

Este flujo te ayudará a agilizar procesos como el envío de correos a clientes cuando se actualizan registros en tu base de datos de Airtable o recordatorios para tu trabajo.