Como actualizar registros a través de un formulario

Actualizar o modificar registros directamente desde un formulario en Airtable es una funcionalidad muy útil para mantener información organizada y actualizada sin depender de herramientas externas.

En este tutorial, aprenderás a configurar un sistema que permite a los usuarios actualizar campos específicos de tus registros usando un enlace dinámico generado automáticamente.

1. Configura la Tabla Principal

Esta será la tabla que contiene los datos originales que los usuarios podrán actualizar. Asegúrate de incluir los siguientes campos:

1. ID Único:
   • Usa un campo de fórmula para generar un identificador único.
   • Ejemplo: RECORD_ID() para crear un identificador único por registro.
2. Campos de Datos:
   • Crea campos como «Nombre», «Dirección«, «Correo», «Estado», etc., que deseas que los usuarios puedan actualizar.
3. Última Actualización (opcional):
   • Un campo de fecha para registrar cuándo se realizó la última modificación.
4. Enlace de Actualización:
   • Crea un campo de fórmula que generará un enlace dinámico al formulario prellenado para actualizar los datos.

2. Configura una Segunda Tabla para el Formulario

Esta será la tabla que recopilará los datos del formulario.

1. Estructura de la Tabla de Formulario:
   • ID del Registro a Actualizar (Texto): Este será el campo donde el usuario ingresará el ID del registro que desea actualizar.
   • Nueva dirección (Texto): Nuevo valor para el campo «Nombre».
   • Dirección anterior (Texto): Nuevo valor para el campo «Correo».
   • Estado (Selección): Nuevo valor para el campo «Estado».

3. Crea un Formulario en la Segunda Tabla

1. Ve a la segunda tabla y crea un formulario:
   • Haz clic en «Formulario» en las vistas de la tabla.
2. Incluye los siguientes campos en el formulario:
   • Campo de selección de la tabla a actualizar: Campo obligatorio para que los usuarios seleccionen el registro.
   • Los demás campos (Nombre, Correo, Estado) serán los valores que se usarán para actualizar los datos. Para este ejemplo solo dirección.
3. Personaliza las instrucciones del formulario para que los usuarios sepan que deben ingresar el ID del registro que desean modificar.

4. Genera un Enlace Dinámico para Cada Registro

1. En la tabla principal, crea un campo de fórmula llamado Enlace de Actualización.
2. Usa la siguiente fórmula para generar un enlace que prellene el formulario con los datos del registro actual:
   Código: 
   "https://airtable.com/[FORM_ID]?prefill_[NOMBRE_CAMPO_SELECTOR_SEGUNDA_TABLA]=" & RECORD_ID()
   • Reemplaza [FORM_ID] con el ID de tu formulario (puedes encontrarlo en el enlace del formulario al compartirlo).
   • Reemplaza [Usuario] con el nombre de tu campo (Tabla de actualizaciones), intenta que el campo no tenga espacios en su título.
   • Selecciona el campo Id (tabla principal) único de ese registro que agregaste en el primer paso.
3. El enlace resultante será único para cada registro y prellenará el formulario con los valores actuales.
4. Opcional puedes crear un botón de actualizar donde ira la url que creaste.

5. Configura una Automatización para Actualizar la Tabla Principal

1. Ve a la sección Automatizaciones de Airtable y crea una nueva automatización.
2. Configura los pasos:
   • Trigger: «Cuando el registro coincide con las condiciones» en la tabla (Actualizaciones)
   • Acción: «Actualizar un registro» en la tabla principal.
     • Usa el campo «ID del Registro a Actualizar» para identificar el registro que debe modificarse.
     • Mapea los valores ingresados en el formulario a los campos correspondientes de la tabla principal.
3. Prueba la automatización y actívala.

Ventajas de Este Enfoque

• Controlado: Solo se actualizan los registros cuya ID sea ingresada correctamente.
• Automatización Nativa: No requiere herramientas externas ni integraciones adicionales.
• Enlace Dinámico: Facilita el proceso para los usuarios finales al prellenar los campos con la información actual.

Este sistema aprovecha las capacidades nativas de Airtable para crear un flujo de trabajo eficiente y fácil de usar para actualizar registros a través de un formulario dinámico. Si necesitas ayuda con las fórmulas o algún ajuste en la automatización, ¡puedes avisarme! 😊