Clasifica Tareas Urgentes según su Fecha Límite usando IF y DATETIME_DIFF

Cuando gestionamos proyectos o tareas en Airtable, es fundamental priorizar actividades según su urgencia.

Este tutorial te enseñará a usar las funciones IF y DATETIME_DIFF para clasificar tareas como «Urgente», «Próxima» o «Sin Prioridad», dependiendo de cuánto tiempo falta para su fecha límite.

¿Qué aprenderás?

• Usar DATETIME_DIFF para calcular días restantes hasta la fecha límite.
• Configurar una fórmula con IF para clasificar tareas según criterios específicos.

Pasos para Configurar la Clasificación de Tareas

1. Configura los Campos Base

Antes de crear la fórmula, necesitas preparar los campos necesarios:

1. Campo: Fecha Límite
   • Tipo de campo: Fecha.
   • Nombre del campo: Fecha Límite.
   • Aquí registrarás la fecha límite de cada tarea.
2. Campo: Clasificación
   • Tipo de campo: Fórmula.
   • Nombre del campo: Clasificación.
   • Aquí escribirás la fórmula para clasificar las tareas.

2. Fórmula para Clasificar las Tareas

Abre el campo Clasificación y escribe la siguiente fórmula:

IF( DATETIME_DIFF({Fecha Límite}, TODAY(), 'days') <= 0, "Vencida", IF( DATETIME_DIFF({Fecha Límite}, TODAY(), 'days') <= 3, "Urgente", IF( DATETIME_DIFF({Fecha Límite}, TODAY(), 'days') <= 7, "Próxima", "Sin Prioridad" ) ) )

Explicación de la Fórmula

1. DATETIME_DIFF({Fecha Límite}, TODAY(), 'days')
   Calcula la diferencia en días entre la fecha límite y la fecha actual.
2. Primera Condición:
   IF(DATETIME_DIFF({Fecha Límite}, TODAY(), 'days') <= 0, "Vencida") Si el plazo ya ha pasado (0 días o menos), la tarea se clasifica como «Vencida».
3. Segunda Condición:
   IF(DATETIME_DIFF({Fecha Límite}, TODAY(), 'days') <= 3, "Urgente") Si faltan 3 días o menos, la tarea se clasifica como «Urgente».
4. Tercera Condición:
   IF(DATETIME_DIFF({Fecha Límite}, TODAY(), 'days') <= 7, "Próxima") Si la fecha límite está dentro de 7 días, la tarea se clasifica como «Próxima».
5. Condición Final:"Sin Prioridad" Si faltan más de 7 días, se considera «Sin Prioridad».

3. Personalización de la Fórmula

Puedes ajustar los valores según tus necesidades:

• Cambia el rango de días para «Urgente» o «Próxima».
• Modifica los textos para adaptarlos a tu flujo de trabajo.

Por ejemplo:

Si prefieres que «Urgente» sea 2 días o menos, cambia:

DATETIME_DIFF({Fecha Límite}, TODAY(), 'days') <= 2
 

Ejemplo Práctico

Con esta fórmula, puedes organizar y priorizar tus tareas de forma automática, ahorrando tiempo y asegurándote de que nada importante se pase por alto. ¡Ahora estás listo para manejar plazos como un profesional en Airtable!